TRÌNH TỰ HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần được tổ chức nhằm tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; định hướng phát triển công ty và thông qua các quyết định quan trọng của công ty cổ phần. Trình tự họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện theo quy định của pháp luật và Điều lệ của công ty. Vậy cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bao gồm những bước cụ thể nào?
Sau đây Equity Law Firm xin được tư vấn về vấn đề này như sau:
1. CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Luật Doanh nghiệp năm 2014
2. NỘI DUNG TƯ VẤN
2.1. TRIỆU TẬP VÀ CHUẨN BỊ HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
2.1.1. Người có thẩm quyền triệu tập
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bao gồm phiên họp thường niên và phiên họp bất thường. Phiên họp thường niên được tổ chức mỗi năm một lần trong thời hạn 04 tháng; trường hợp đặc biệt có thể gia hạn nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Phiên họp bất thường được tổ chức khi có các điều kiện theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ công ty.
Thông thường, phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường do hội đồng quản trị triệu tập.
Trong trường hợp họp bất thường khi số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật; theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền yêu cầu; hoặc theo yêu cầu của Ban kiểm soát; nhưng hội đồng quản trị không triệu tập họp trong thời hạn luật định hoặc theo quy định của Điều lệ công ty, việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông do Ban kiểm soát thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn triệu tập của hội đồng quản trị.
Hết thời hạn nêu trên, Ban kiểm soát không tiến hành triệu tập thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc tỉ lệ khác theo Điều lệ công ty có quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.
2.1.2. Chuẩn bị họp đại hội đồng cổ đông
Người triệu tập họp đại hội đồng cổ đông cần thực hiện các công tác chuẩn bị cho cuộc họp theo quy định tại khoản 7 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 gồm:
a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
đ) Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
h) Các công việc khác phục vụ cuộc họp.
2.2. MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Việc mời họp Đại hội đồng cổ đông do người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thực hiện. Thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc hoặc theo quy định của Điều lệ công ty.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2014, thông báo phải được gửi bằng phương thức đảm bảo đến địa chỉ của cổ đông; đồng thời đăng lên trang điện tử của công ty, đăng báo hằng ngày khi cần thiết.
2.3. TIẾN HÀNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
2.3.1. Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp không đủ tỷ lệ nêu trên, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết.
Trường hợp triệu tập lần thứ ba, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
2.3.2.Thể thức tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2014, việc tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện qua các bước sau:
– Đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông trước khi khai mạc cuộc họp;
– Bầu Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu;
– Đại hội đồng cổ đông thông qua chương trình và nội dung họp trong phiên khai mạc;
– Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình
Chủ tọa cuộc họp có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp theo quy định của pháp luật và Điều lệ của công ty.
2.4. BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập biên bản. Biên bản họp thể hiện bằng văn bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản thể hiện trình tự họp Đại hội đồng cổ đông, nội dung cuộc họp và các thông tin quan trọng khác của cuộc họp.
Về nội dung, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải có các nội dung quy định tại khoản 1 Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp; phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
LIÊN HỆ LUẬT SƯ TƯ VẤN TRỰC TIẾP: 078 569 0000 – 0969 099 300
Phụ trách nội dung: ThS. LS. Phan Công Tiến – Luật sư điều hành Equity Law Firm
Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Bình Vượng Tower, số 200 đường Quang Trung, phường Quang Trung, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Email: tienpc@equitylaw.vn – luatsucongtien@gmail.com
Fanpage: https://www.facebook.com/equitylaw.vn
Zalo liên hệ Luật sư: zalo.me/3357157996900972250
Quét mã QR Zalo Luật sư:
Bạn có thể tham khảo các bài viết liên quan của Equity Law Firm:
– CÁC TRƯỜNG HỢP HỦY NGHỊ QUYẾT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
– THỦ TỤC THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH – CÔNG TY CỔ PHẦN
– THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
